Funzioni di GFI MailArchiver™

MailInsights prevede un'interfaccia web facile da usare che permette alle aziende di generare, su richiesta, rapporti protetti in formato PDF. I rapporti aiutano le aziende a ridurre i rischi e gestire la produttività della posta elettronica attraverso informazioni sintetiche di immediato valore pratico.

Fare clic qui per ulteriori informazioni sul modo in cui GFI MailArchiver può estrarre business intelligence dalle e-mail.

Sebbene altri prodotti offrano l'integrazione con Outlook, GFI MailArchiver lo fa senza usare file stub; metodo, quest'ultimo, scoraggiato da Microsoft perché crea problemi agli amministratori. Con i file stub, piccole parti di e-mail rimangono nell'archivio di Exchange Server, con conseguenti effetti negativi sulle prestazioni del server. L'approccio senza file stub di GFI MailArchiver all'integrazione con Outlook costituisce un primato di settore e il prodotto offre agli amministratori anche la completa sincronizzazione in tempo reale di tutte le cartelle ed e-mail nella casella di posta di Exchange.

GFI MailArchiver è dotato di un pannello degli strumenti grafico e dinamico che mostra lo stato di vari processi di archiviazione. Diventa così più semplice per l'amministratore individuare possibili errori prima che si verifichino.

Per semplificare il più possibile il compito dell'amministratore, GFI MailArchiver prevede una procedura d'installazione ottimizzata, in grado di configurare automaticamente il journaling e la sincronizzazione delle cartelle di Exchange.

GFI MailArchiver vi permette di risparmiare anche di più, perché comprime (e decomprime) gli allegati all'istante, con un uso sensibilmente migliore delle risorse di memoria rispetto al salvataggio degli allegati negli archivi di Exchange. Inoltre, archivia una sola copia degli allegati inviati a più destinatari.

I file PST finiscono per diventare molto grandi ed è difficile eseguirne il back-up oppure effettuare ricerche al loro interno. Molti utenti non riescono ad organizzare i loro file PST in modo adeguato. GFI MailArchiver offre ai vostri utenti la possibilità di navigare nel database per recuperare le vecchie e-mail, anziché effettuare estenuanti ricerche in un complicato archivio di file PST presente sul disco solo per cercare una data e-mail.

L'archiviazione della posta elettronica è essenziale per questi criteri, ma conservare le e-mail a tempo indeterminato costa. GFI MailArchiver consente di creare regole per eliminare uno o più messaggi e-mail dopo un determinato periodo, ad esempio tutti quelli inviati dall'ufficio marketing risalenti ad oltre 7 anni prima. Inoltre, è possibile classificare le e-mail aggiungendo un'etichetta che soddisfi una determinata condizione. Ad esempio, alle e-mail inviate dall'Amministratore delegato potrebbe essere automaticamente apposta l'etichetta [CEO]. GFI MailArchiver prevede inoltre, per le aziende, l'opzione di conservare le e-mail in base alle dimensioni delle medesime, a quelle dei loro allegati e alle estensioni degli allegati. Di conseguenza, gli amministratori possono, per esempio, impostare la durata dell'archivio delle email che contengono file mp3 o altri file audio e video.

Questa funzionalità è particolarmente importante in settori e paesi dove le normative richiedono alle aziende di monitorare l'attività degli utenti e di conservare le registrazioni delle transazioni di tali attività. GFI MailArchiver offre due tipi di verifica:

• Controllo di attività del database, che si avvale delle capacità di rintracciamento di Microsoft SQL Server per registrare tutta l'attività relativa ai database di archivio di GFI MailArchiver.
• Controllo dell'interazione degli utenti, che registra tutte le attività degli utenti mentre questi adoperano l'interfaccia web di GFI MailArchiver per navigare negli archivi della posta elettronica.

A questo scopo, il connettore di Outlook deve "parlare" con il server GFI MailArchiver; cosa succede però quando l'utente è fuori ufficio? La funzione di accesso offline di GFI MailArchiver offre all'utente la possibilità di accedere a un numero di e-mail, contenute nella cache del client, configurabile dall'amministratore e con un valore temporale predefinito di 30 giorni. A differenza dei file PST, difficili da gestire e il cui eventuale danneggiamento comporta la perdita dell'e-mail, la cache creata sul client può essere completamente ricostruita ed è gestita da GFI MailArchiver in maniera automatica.