La nueva versión se entrega con soporte multilingue. Durante la instalación de GFI MailArchiver, los administradores tienen una opción para seleccionar el idioma/word breaker a utilizar cuando se indexe el correo. Esto es útil para clientes u organizaciones que reciben correo en los siguientes idiomas: Inglés, Holandés, Francés, Alemán, Italiano, Ruso, Español, Checo, Arabe, Hebreo, Japonés, Koreano, Chino Tradicional y Chino Simplificado.

GFI MailArchiver aprovecha la característica de diario de Exchange Server, proporcionando una escalabilidad y fiabilidad sin paralelo. Otras soluciones de archivo de correo lo reemplazan con un enlace a su base de datos – esto puede ser origen de fallos y hacer caer todo su sistema de correo. GFI MailArchiver funciona en paralelo y no toca la forma de trabajo de Exchange. GFI MailArchiver se puede utilizar con Exchange así como con otros servidores de correo mediante la capacidad de recoger correo de un servidor que soporte IMAP y Directorio Activo. Ver imagen.

GFI MailArchiver no utiliza marcadores, una práctica común del archivo de correo. Esta práctica incluso está siendo desalentada por Microsoft, como informa Ferris Research y Archiving101.com. Los administradores de sistemas también se benefician de esto porque permite que GFI MailArchiver 6 sea más fácil de configurar e implementar, mientras que al mismo tiempo es menos invasivo en el servidor Exchange. Los usuarios de GFI MailArchiver también experimentarán una mejor integración con Outlook.

Su servidor de correo no es el lugar ideal para almacenar todo el correo de la organización: A lo largo del tiempo esto causará un serio descenso en el rendimiento del correo. Mover el correo antiguo a una base de datos mantendrá elevado el rendimiento de su servidor de correo y compactará los almacenes de correo. Puede usted archivar su correo en:

• Una base de datos SQL: Como el correo se almacena en una base de datos SQL estándar, es fácil hacer copia y restaurar; no se necesitan herramientas especiales de copia para Exchange. Esta configuración está especialmente recomendada para entornos con un alto volumen de correo.
• Directamente en un disco duro NTFS: Puede almacenar el correo en una base de datos que este situada en un disco duro formateado NTFS, ¡ahorrándole costes de licencia de Microsoft SQL Server! Esta configuración es adecuada para entornos con bajo volumen de correo y para pequeñas empresas que quieren ahorrar en costes de licencia de Microsoft SQL Server. Ver imagen.

Es posible archivar el correo en varias bases de datos - esto evita el problema de tener una gran base de datos que se vuelve más lenta y necesita más mantenimiento. GFI MailArchiver le permite archivar automáticamente el correo en una nueva base de datos tras un tiempo especificado, por ejemplo, cada mes o trimestre. Ver imagen.

GFI MailArchiver comprime y descomprime los adjuntos al vuelo, lo cual supone considerables ahorros en términos de almacenamiento en comparación a mantener los adjuntos en los almacenes de Exchange. Además, almacenar el correo en una base de datos es un 50% más eficiente con el espacio que almacenarlo en archivos PST. Una ventaja añadida es que GFI MailArchiver almacena sólo una copia de los adjuntos enviados a varios destinatarios.

Utilizar GFI MailArchiver for Exchange elimina la necesidad de los usuarios de archivar su correo en archivos PST en los discos duros locales. Estos archivos PST terminan siendo muy grandes y es difícil hacer copiar y buscar en ellos. Muchos usuarios no saben cómo organizar sus archivos PST apropiadamente. Con GFI MailArchiver, los usuarios pueden examinar el interfaz de búsqueda en web y recuperar correo antiguo de la base de datos, en lugar de tener que escarbar a través de un almacén de archivos PST en disco para encontrar un correo concreto. Ver imagen.

Mediante el Exportador PST basado en agente de GFI MailArchiver, usted puede archivar el correo procesado por Microsoft Exchange antes de la instalación de GFI MailArchiver. El Exportador PST de GFI utiliza el servicio GFI MailArchiver Import Service para transferir correo a un almacén de archivo sin intervención del usuario. Los agentes guardan el correo extraido en una carpeta de destino y el servicio GFI MailArchiver Import Service importa a continuación el correo extraido en un almacén de archivo de MailArchiver.

Configurar una directiva de retención de correo es crítico y como el archivo del correo es esencial, ¡retener el correo durante un tiempo indefinido es costoso! Con GFI MailArchiver puede crear reglas para eliminar correo después de un tiempo específico, por ejemplo, puede eliminar todo el correo enviado por el Departamento de Marketing que tenga más de 7 años. Además, GFI MailArchiver puede ayudarle a clasificar el correo agregando una etiqueta al que cumpla una condición concreta. Por ejemplo, el correo enviado por el Director General, podría ser automáticamente etiquetado con [DTORGRAL]. Ver imagen.

Mediante el archivo de todo el correo empresarial, GFI MailArchiver ayuda a las organizaciones a cumplir regulaciones como la Ley Sarbanes-Oxley. Bajo la Ley Sarbanes-Oxley 2002 y las reglas de la Security and Exchange Commision (SEC), las empresas públicas deben demostrar que sus controles internos y trazamientos son sólidos y que sus procesos son capaces de producir datos correctos certificablemente. Las empresas deben retener toda la correspondencia creada, enviada o recibida "en conexión con un auditor o revisor" de una empresa pública por un período de siete años, durante cuyo tiempo estos registros deben ser no borrable y no reescribibles. Esto incluye cualquier "registro electrónico" como el correo, particularmente los relativos a sujetos, departamentos o individuos envueltos en procesos de auditoria. El incumplimiento es un crimen, castigable hasta con 10 años de carcel.

GFI MailArchiver es también una valiosa herramienta que ayuda a cumplir con lo siguiente: E-Comm Act 2000, BS7799-2:2002, Enterprise Act 2002, Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 febbraio 1999) y más.

GFI MailArchiver le permite otorgar a un usuario derechos de revisión relativos a un Grupo del Directorio Activo específico, por ejemplo, el Director Comercial podría ver todo el correo enviado y recibido por su equipo. Además, si es necesario, puede instruir a GFI MailArchiver for Exchange para no archivar el correo hacia/desde usuarios concretos, por ejemplo es posible no archivar el correo enviado a/de el Responsable de Recursos Humanos. Ver imagen.

GFI MailArchiver porporciona la posibilidad de centralizar el archivo de correo en una ubicación física recogiendo correo de varios lugares. Por ejemplo, una organización que opere en USA, GB y Australia puede querer archivar centralizadamente el correo de todas las oficinas en un único lugar – la oficina de USA. Ver imagen.

GFI MailArchiver se entrega con funcionalidad de auditoría que asegura que todo el correo archivado no ha sido manipulado. Esto es particularmente importante em industrias y países en los que las regulaciones necesitan organizaciones para vigilar la actividad del usuario y mantener rastros de auditoría de esa actividad. GFI MailArchiver ofrece dos tipos de auditoría:

• Auditoría de actividad en la base de datos: Utiliza las capacidades de trazado de Microsoft SQL Server para registrar toda la actividad que afecta a las bases de datos de almacenes GFI MailArchiver.
• Auditoría de interacción de usuarios: Registra toda la actividad de los usuarios mientras ellos utilizan el interfaz web de GFI MailArchiver para examinar los almacenes de correo.

GFI MailArchiver permite a los usuarios acceder a su correo desde cualquier lugar del mundo utilizando un navegador. El correo que haya sido eliminado también se puede ver (y restaurar).

Tener un almacén central de correo permite a los usuarios buscar fácilmente en su correo y adjuntos antiguos (Microsoft Word, Excel, PDF, ZIP y muchos otros formatos). Una vez se ha definido una búsqueda, el usuario tiene la posibilidad de guardar el criterio de búsqueda para tener una referencia sencilla más adelante, similar a las Carpetas de Búsqueda de Microsoft Outlook. Por ejemplo, puede guardar una búsqueda que muestre toda la correspondencia por correo con el cliente X.Ver imagen.

Simplemente pulsando un botón, el usuario o el administrador pueden restaurar un correo con su formato original en la bandeja de entrada del usuario. GFI MailArchiver restaura cualquier correo archivado (incluso correo eliminado) y son reenviados al usuario como un adjunto. Ver imagen.

• Soporte amigable para impresión de correos

Muchas destacadas empresas han escogido GFI MailArchiver. Aquí están algunas: American International Movers, Inc, Autoflug GmbH (Alemania), eCourier (GB) y muchas más. Lista y testimonios de clientes