Cette nouvelle version intègre un support multilingue. Pendant l'installation de GFI MailArchiver, les administrateurs disposent d'une option pour sélectionner la langue/coupure de mot à utiliser lors de l'indexation des emails. C'est très utile pour les clients ou organisations qui reçoivent des emails dans les langages suivantes : Anglais, néerlandais, français, allemand, italien, russe, espagnol, tchèque, arabe, hébreu, japonais, coréen, chinois traditionnel et chinois simplifié.

GFI MailArchiver for Exchange s'appuie sur la fonction de journalisation d'Exchange Server et offre ainsi une fiabilité et une évolutivité inégalées. D'autres solutions d'archivage d'email remplacent en fait l'email avec un lien vers leur base de données – ceci peut être à l'origine de pannes et de l'arrêt de votre système de messagerie tout entier. GFI MailArchiver travaille en parallèle et n'affecte d'aucune manière le fonctionnement d'Exchange. GFI MailArchiver peut être utilisé avec Exchange aussi bien qu'avec d'autres serveurs de messagerie qui peuvent interroger le serveur qui prend en charge IMAP et Active Directory. Voir saisie d'écran.

GFI MailArchiver n'utilise pas le "stubbing", pratique souvent utilisée pour l'archivage. Cette méthode a même été déconseillée par Microsoft, comme commenté par Ferris Research et Archiving101.com. Les administrateurs système en tirent aussi profit parce que GFI MailArchiver 6 est plus facile à configurer et à déployer, tout en étant moins invasif sur le serveur Exchange. Les utilisateurs de GFI MailArchiver bénéficieront aussi d'une meilleure intégration avec Outlook.

Votre serveur de messagerie n'est pas l'emplacement idéal pour stocker tout les emails de votre organisation : Au fil du temps, les performances de votre messagerie seront gravement altérées. Le déplacement de vieux emails vers une base de données maintient la performance de votre serveur de messagerie à un niveau élevé et l'espace de stockage d'emails compact. Vous pouvez archiver votre email dans :

• Une base de données SQL : Comme les emails sont stockés dans une base de données SQL standard, ils sont faciles à sauvegarder et à restaurer ; aucun outil de sauvegarde Exchange particulier n'est nécessaire. Cette installation est vivement recommandée pour les environnements qui gèrent des volumes élevés d'emails.
• Directement sur un disque dur NTFS : Vous pouvez stocker les emails dans une base de données située sur un disque dur NTFS ; vous ferez ainsi l'économie des frais de licence pour Microsoft SQL Server ! Cette installation est adaptée pour des environnements de messagerie qui gèrent des petits volumes d'emails et les PME désireuses de faire l'économie des frais de licence de Microsoft SQL Server. Voir saisie d'écran.

Il est possible d’archiver les emails dans des bases de données multiples – ceci résout le problème de la lenteur d'une grande base de données et requiert plus de maintenance. GFI MailArchiver vous permet d'archiver automatiquement les emails vers une nouvelle base de données après une période donnée, par exemple chaque mois ou trimestre. Voir saisie d'écran.

GFI MailArchiver compresse et décompresse les fichiers joints à la volée, ce qui a pour conséquence des économies considérables en termes d’espace de stockage par rapport au stockage de pièces jointes sous Exchange. De plus, le stockage d’emails dans une base de données est beaucoup moins gourmand en espace que les fichiers PST. Un autre avantage est que GFI MailArchiver archive seulement un exemplaire des fichiers joints envoyés à plusieurs destinataires.

GFI MailArchiver for Exchange met fin à la nécessité pour les utilisateurs d’archiver leurs emails dans les fichiers PST sur leur disque dur local. Ces fichiers PST finissent par devenir trop grands et difficiles à sauvegarder et à rechercher. Nombreux sont les utilisateurs qui ne savent pas comment organiser correctement leurs fichiers PST. Grâce à GFI MailArchiver, les utilisateurs peuvent récupérer leurs anciens emails grâce à une interface web plutôt que de fouiller dans les fichiers PST du disque pour retrouver un email particulier. Voir saisie d'écran.

Grâce à l'agent PST Exporter de GFI MailArchiver, vous pouvez archiver les emails traités par Microsoft Exchange avant l'installation de GFI MailArchiver. GFI PST Exporter utilise le service d'importation de GFI MailArchiver pour transférer les emails vers une archive, sans intervention de l'utilisateur final. Des agents enregistrent les emails extraits dans un dossier cible et le service d'importation de GFI MailArchiver et importe ensuite les emails vers une archive de GFI MailArchiver.

La configuration d'une politique de rétention d'email est critique et comme l'archivage d'emails est essentiel, la rétention pour un temps indéfini est coûteuse ! Avec GFI MailArchiver, vous pouvez créer des règles pour supprimer un ou plusieurs emails après une période donnée ; par exemple, vous pouvez supprimer tous les emails envoyés par le service du marketing qui ont plus de 7 jours. En plus, GFI MailArchiver peut vous aider à catégoriser les emails en ajoutant une légende à ceux qui nécessitent une condition particulière. Par exemple, les emails envoyés par le PDG peuvent être automatiquement marqués avec [PDG]. Voir saisie d'écran.

En archivant tous les emails d'entreprise, GFI MailArchiver aide les entreprises à satisfaire aux exigences de conformité de la Loi Sarbanes-Oxley par exemple. Selon la Loi Sarbanes-Oxley de 2002 et les règles de la Exchange Commission (SEC), les entreprises publiques doivent prouver que leurs contrôles internes et pistes d'audit ont été vérifiés et que leurs processus peuvent produire des données certifiées conformes. Les entreprises doivent conserver toute la correspondance rédigée, envoyée ou reçue "en connexion avec un audit ou une révision" d'une entreprise publique pour une période de sept ans durant laquelle ces informations doivent être non-effacables et non-réinscriptibles. Ceci comprend tout "enregistrement électronique" tel que email, surtout en rapport avec des sujets, services ou personnes impliqués dans des procédures d'audit. La non conformité est un crime, passible d'une peine allant jusqu'à 10 ans de prison.

GFI MailArchiver est aussi un outil précieux qui aide à la conformité avec : E-Comm Act 2000, BS7799-2:2002, Enterprise Act 2002, Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 février 1999) et plus encore.

GFI MailArchiver vous permet d’accorder à un utilisateur les droits d’accéder aux emails appartenant à un groupe d’utilisateurs Active Directory, par exemple, le directeur des ventes peut voir tous les emails envoyés et reçus par les personnes de son service. Vous pouvez aussi, si c’est nécessaire, demander à GFI MailArchiver for Exchange de ne pas archiver les emails envoyés/reçus par des utilisateurs particuliers ; par exemple, il est possible d’exclure et de ne pas archiver les emails envoyés/reçus par le DRH. Voir saisie d'écran.

GFI MailArchiver permet de rassembler tous les emails en provenance de plusieurs endroits et de les stocker dans une archive centrale. Par exemple, une organisation opérant aux USA, au Royaume-Uni et en Australie peut décider d’archiver tout les emails dans un seul endroit, par exemple dans leur bureau aux USA. Voir saisie d'écran.

GFI MailArchiver est livré avec une fonctionnalité d'audit qui garantit que les emails archivés n'ont pas été falsifiés. C'est particulièrement important dans les secteurs d'industrie et les pays où les régulations obligent les entreprises à surveiller les activités des utilisateurs et à conserver des historiques d'audit de ces activités. GFI MailArchiver offre deux types d'audit :

• Audit des activités de bases de données : Utilise les fonctions de suivi de Microsoft SQL Server pour enregistrer toutes les activités qui affectent les bases de données de GFI MailArchiver.
• Audit utilisateur interactif : Enregistre toutes les activités des utilisateurs pendant qu'ils effectuent des recherches dans les archives d'emails avec l'interface web de GFI MailArchiver.

GFI MailArchiver permet aux utilisateurs d'accéder à leurs emails de n'importe où dans le monde en utilisant un navigateur. Les emails effacés peuvent toujours être consultés (et restaurés).

Un stockage central d’email permet aux utilisateurs de rechercher facilement un ancien email ou un fichier joint (fichiers joints Microsoft Word, Excel, PDF et ZIP). Une fois qu’une recherche a été définie, l’utilisateur a la possibilité de sauvegarder le critère de recherche qu’il pourra utiliser comme référence à une date ultérieure, une méthode similaire à celle des dossiers de recherche de Microsoft Outlook. Par exemple, vous pouvez enregistre une recherche qui affiche toute la correspondance email avec un client X. Voir saisie d'écran.

En cliquant simplement sur un bouton, l'utilisateur ou l'administrateur peut restaurer un email vers la boîte aux lettres d'un utilisateur dans son format d'origine. GFI MailArchiver restaure tout les emails archivés (même les emails effacés) et ceux-ci sont renvoyés à l'utilisateur comme pièce jointe. Voir saisie d'écran.

• Support convivial pour l’impression d’emails

De nombreuses compagnies majeures ont choisi GFI MailArchiver. En voici quelques-unes : American International Movers, Inc, Autoflug GmbH (Allemagne), eCourier (Royaume-Uni) et beaucoup d'autres. Liste et témoignages de nos clients.