GFI MailArchiver sfrutta la funzionalità di registrazione (journaling) di Exchange Server, offrendo scalabilità e affidabilità ineguagliate. In generale, altre soluzioni di archiviazione della posta elettronica sostituiscono il messaggio e-mail con un collegamento al loro database: ciò può rappresentare un elemento di errore e ridurre le prestazioni dell'intero sistema di posta elettronica. GFI MailArchiver non interferisce l'operatività di Exchange, ma funziona in parallelo. GFI MailArchiver può essere usato con Exchange o con altri server di posta elettronica in grado di eseguire il polling dei messaggi e-mail da un server di posta che supporti IMAP e Active Directory. Visualizzazione schermata.

Il proprio server di posta non costituisce la posizione di archiviazione ideale di tutta la corrispondenza aziendale: con il tempo, le prestazioni della posta elettronica subiscono un sensibile calo. Lo spostamento dei messaggi datati in un database consente di mantenere elevate le prestazioni del server e compatti gli archivi di posta elettronica. È possibile archiviare i messaggi:

• Un database SQL: poiché i messaggi sono archiviati in un normale database SQL, è facile effettuarne il backup e ripristinarli: non sono necessari speciali strumenti di backup di Exchange. Questa impostazione è fortemente consigliata per ambienti con elevati volumi di posta elettronica.
• Direttamente in un disco rigido NTFS: è possibile archiviare i messaggi in un database localizzato su un disco rigido formattato NFTS, risparmiando così i costi di licenza di Microsoft SQL Server! Questa impostazione è adatta ad ambienti con scarsi volumi di posta elettronica e a piccole imprese interessate a ridurre i costi di licenza di Microsoft SQL Server. Visualizzazione schermata.

I messaggi e-mail possono essere archiviati su più database: si supera così il problema di dotarsi di un grosso database che, con il passare del tempo, diventa lento e richiede una maggiore manutenzione. GFI MailArchiver consente di archiviare automaticamente i messaggi su un nuovo database a cadenza prestabilita, ad esempio, ogni mese o trimestre. Visualizzazione schermata.

GFI MailArchiver comprime e decomprime gli allegati all'istante, riducendo sensibilmente lo spazio occupato rispetto agli allegati salvatati negli archivi di Exchange. Inoltre, l’archiviazione della posta elettronica su un database sfrutta meglio lo spazio rispetto a quella effettuata in file PST. Un ulteriore vantaggio consiste nel fatto che GFI MailArchiver archivia una sola copia degli allegati inviati a più destinatari.

Grazie a GFI MailArchiver for Exchange, gli utenti non dovranno più archiviare la posta in file PST su dischi rigidi locali. Tali file PST finiscono per diventare molto grandi ed è difficile eseguirne il backup oppure effettuare ricerche al loro interno. Molti utenti non riescono ad organizzare i loro file PST in modo adeguato. GFI MailArchiver consente agli utenti di avvalersi dell'interfaccia di ricerca basata su Internet per recuperare dal database i messaggi datati, anziché dover effettuare estenuanti ricerche in un complicato archivio di file PST presente sul disco. Visualizzazione schermata.

L'agente Exporter PST di GFI MailArchiver consente di archiviare messaggi elaborati da Microsoft Exchange precedentemente all'installazione di GFI MailArchiver. L'Exporter PST si avvale del servizio d'importazione di GFI MailArchiver (GFI MailArchiver Import Service) per trasferire la posta elettronica su un archivio senza l'intervento dell'utente. Gli agenti salvano in una cartella di destinazione i messaggi esportati; quindi il servizio d'importazione di GFI MailArchiver (GFI MailArchiver Import Service) importa in un archivio di GFI MailArchiver i messaggi estratti.

L'impostazione di criteri di conservazione della posta elettronica è fondamentale ma, mentre l'archiviazione dei messaggi è un requisito essenziale, la loro conservazione per un periodo di tempo indeterminato è molto onerosa. GFI MailArchiver consente di creare regole per eliminare uno o più messaggi dopo un determinato periodo, ad esempio tutti i messaggi inviati dall'ufficio marketing risalenti a 7 anni prima. Inoltre, GFI MailArchiver semplifica la classificazione dei messaggi e-mail aggiungendo agli stessi un'etichetta che soddisfi particolari condizioni. Ad esempio, ai messaggi inviati dall'Amministratore delegato potrebbe essere automaticamente apposta l'etichetta [CEO]. Visualizzazione schermata.

Archiviando tutta la posta elettronica aziendale, GFI MailArchiver consente di ottemperare a disposizioni normative quali il Sarbanes-Oxley Act. Ai sensi del Sarbanes-Oxley Act del 2002 e dei regolamenti della Security and Exchange Commission (SEC), le società di capitali a pubblica sottoscrizione devono dimostrare l'adeguatezza dei propri controlli interni e registri di controllo e che la capacità delle loro procedure di fornire dati corretti e certificabilii. Le aziende devono conservare tutta la corrispondenza generata, inviata o ricevuta, "relativa ad una verifica o revisione contabile" di una società di capitali a pubblica sottoscrizione per un periodo di sette anni, durante i quali tali registrazioni non possono essere cancellate né riscritte. Sono inclusi tutti i "documenti elettronici", come i messaggi e-mail, in particolare se relativi ad argomenti, uffici o soggetti coinvolti nelle procedure di verifica contabile. L'inosservanza di tale disposizione costituisce un reato, punibile con una pena fino a 10 anni di reclusione.

GFI MailArchiver costituisce inoltre uno strumento prezioso per ottemperare ai seguenti requisiti di legge: E-Comm Act 2000, BS7799-2:2002, Enterprise Act 2002, Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 febbraio 1999) e altri.

GFI MailArchiver consente di conferire ad un utente diritti di visualizzazione di tutta la posta elettronica di un determinato Gruppo di Active Directory; ad esempio, il direttore dell'ufficio vendite potrebbe visualizzare tutti i messaggi inviati o ricevuti dal proprio team. Qualora necessario, è altresì possibile impostare GFI MailArchiver for Exchange affinché non archivi i messaggi inviati o ricevuti da utenti particolari, ad esempio dal Direttore del personale. Visualizzazione schermata.

GFI MailArchiver consente di centralizzare l'archiviazione della posta elettronica in un'unica ubicazione fisica, eseguendo il polling dei messaggi da più posizioni. Ad esempio, un'azienda con uffici negli Stati Uniti, nel Regno Unito e in Australia potrebbe voler centralizzare l'archiviazione della posta elettronica di tutti gli uffici nella sede statunitense. Visualizzazione schermata.

GFI MailArchiver dispone di una funzionalità di controllo che garantisce l'assenza di manipolazioni in tutti i messaggi archiviati. Questa funzionalità è particolarmente importante in settori e paesi dove la normativa richiede alle aziende di monitorare l'attività degli utenti e di conservare tracce di controllo di tali attività. GFI MailArchiver dispone di due tipi di controllo:

• Controllo dell'attività del database: si avvale delle capacità di rintracciamento di Microsoft SQL Server per registrare tutta l'attività relativa ai database di archiviazione di GFI MailArchiver.
• Controllo dell'interazione degli utenti: registra tutta l'attività degli utenti mentre utilizzando l'interfaccia web di GFI MailArchiver per navigare negli archivi di posta elettronica.

GFI MailArchiver consente agli utenti di accedere ai loro messaggi da qualsiasi parte del mondo mediante un browser. È inoltre possibile visualizzare (e ripristinare) i messaggi eliminati.

La disponibilità di un archivio centrale per la posta elettronica consente agli utenti di eseguire facilmente ricerche nei messaggi e negli allegati datati (Microsoft Word, Excel, PDF, ZIP e altri formati). Dopo aver definito una ricerca, l'utente può salvare i criteri di ricerca per semplificarne il recupero in un momento successivo, in modo analogo alle cartelle di ricerca di Microsoft Outlook. Per esempio, è possibile salvare una ricerca che mostri tutta la corrispondenza elettronica intrattenuta con il cliente X. Visualizzazione schermata.

Facendo semplicemente clic su un pulsante, l'utente o l'amministratore possono ripristinare un messaggio nella casetta Posta in arrivo di un utente, nel formato originale. GFI MailArchiver ripristina tutti i messaggi archiviati (persino quelli eliminati), che vengono inviati di nuovo all'utente, sotto forma di allegati. Visualizzazione schermata.

• Supporto della versione stampabile per la stampa dei messaggi

Molte aziende importanti hanno scelto GFI MailArchiver. Ecco solo alcuni esempi: American International Movers, Inc, Autoflug GmbH (Germania), eCourier (Regno Unito) e molte altre. Customer list and customers testimonials.