Caratteristiche

Caratteristiche funzionali per l'amministratore

Compatibilità con più lingue per l'indicizzazione delle e-mail
La nuova versione di GFI MailArchiver™ prevede la compatibilità con diverse lingue. Durante l'installazione gli amministratori possono selezionare la lingua da usare per l'indicizzazione delle e-mail. GFI MailArchiver supporta ora organizzazioni che ricevono e-mail in: inglese, olandese, francese, tedesco, italiano, russo, spagnolo, ceco, arabo, ebraico, giapponese, coreano, cinese tradizionale e cinese semplificato.

Archiviazione della posta elettronica e integrazione con Exchange e altri server di posta elettronica
GFI MailArchiver sfrutta la funzionalità di registrazione (journaling) di Exchange Server, offrendo scalabilità e affidabilità ineguagliate. Altre soluzioni di archiviazione della posta elettronica sostituiscono l'e-mail con un collegamento al loro database, creando un elemento potenziale di errore che può arrestare l'intero sistema di posta elettronica. GFI MailArchiver non interferisce sul modo di operare di Exchange, ma funziona parallelamente ad esso. GFI MailArchiver può essere usato sia con Exchange che con altri server di posta elettronica ed è in grado di interrogare la posta elettronica di qualsiasi server che supporti IMAP e Active Directory.

Integrazione con Outlook e tecnologia "niente file stub"
L'integrazione con Outlook, compreso Outlook 2010, permette di accedere da Outlook alla posta elettronica archiviata, come se si trovasse in una casella di posta di Exchange o in un file PST locale. Sebbene altri prodotti offrano l'integrazione con Outlook, GFI MailArchiver lo fa senza usare file stub; metodo, quest'ultimo, scoraggiato da Microsoft perché crea problemi agli amministratori. Con i file stub, piccole parti di e-mail rimangono nell'archivio di Exchange Server, con conseguenti effetti negativi sulle prestazioni del server. L'approccio senza file stub di GFI MailArchiver all'integrazione con Outlook costituisce un primato di settore e il software offre agli amministratori anche la completa sincronizzazione in tempo reale di tutte le cartelle ed e-mail nella casella di posta di Exchange.

Archivio automatico delle e-mail su una memoria centrale
Il proprio server di posta non rappresenta il luogo di archiviazione ideale di tutta la corrispondenza aziendale! Con il tempo, le prestazioni della posta elettronica subiscono un sensibile calo. Lo spostamento delle vecchie e-mail in un database consente di mantenere elevate le prestazioni del server e compatti gli archivi di posta elettronica. È possibile archiviare le e-mail su:

• Un database SQL: quando le e-mail sono archiviate su un normale database SQL, è facile effettuarne il back-up e ripristinarle: non sono necessari speciali strumenti di back-up di Exchange. Si consiglia fortemente questa installazione per ambienti con volumi elevati di posta elettronica
• Direttamente in un disco rigido NTFS: è possibile archiviare le e-mail su un database localizzato su un disco rigido formattato NFTS, risparmiando così i costi di licenza di Microsoft SQL Server! Questa configurazione è adatta ad ambienti con scarsi volumi di posta e a piccole imprese che hanno l'esigenza di risparmiare.

Supporto di più database e gestione automatica di database
I messaggi possono essere archiviati in più database: si supera così il problema di dotarsi di un grosso database che, con il passare del tempo, diventa lento e richiede una maggiore manutenzione. GFI MailArchiver aiuta ad archiviare automaticamente le e-mail su un nuovo database dopo un periodo di tempo specificato, ad esempio, ogni mese o trimestre.

Riduzione delle esigenze di memoria della posta elettronica
L'archiviazione della posta elettronica in un database è più conveniente di quella effettuata in file PST. GFI MailArchiver permette di risparmiare ulteriormente perché il software comprime (e decomprime) gli allegati all'istante, con un uso sensibilmente migliore delle risorse di memoria rispetto al salvataggio degli allegati negli archivi di Exchange. Inoltre archivia una sola copia degli allegati inviati a più destinatari.

Casella di posta illimitata
Gli amministratori non sono più costretti a trovare un compromesso tra le quote di spazio delle caselle di posta e le prestazioni di Exchange. Con GFI MailArchiver, gli utenti possono usufruire di una casella di posta quasi "illimitata", con accesso alle loro e-mail in qualsiasi momento, in quanto il software archivia le e-mail su un database SQL e non su Exchange. Grazie alla riduzione delle esigenze di memoria, a un archivio Exchange più piccolo e al fatto che nessun file stub rimane sul server, gli amministratori noteranno un marcato miglioramento delle prestazioni.

Fine dell'incubo "file PST"
Grazie a GFI MailArchiver, gli utenti non dovranno più archiviare la posta in file PST su dischi rigidi locali. I file PST finiscono per diventare molto grandi ed è difficile eseguirne il back-up oppure effettuare ricerche al loro interno. Molti utenti non riescono ad organizzare i loro file PST in modo adeguato. GFI MailArchiver fornisce agli utenti il potere di esplorare e ripristinare vecchie e-mail dal database, anziché dover effettuare estenuanti ricerche in un complicato archivio di file PST presente sul disco per trovare una data e-mail.

Migrazione dei vecchi file PST dai computer client
Grazie allo strumento di esportazione PST (PST Exporter) di GFI MailArchiver basato sull'agente, è possibile archiviare le e-mail che sono state elaborate da Microsoft Exchange prima dell'installazione di GFI MailArchiver. Il PST Exporter di GFI si avvale del servizio d'importazione di GFI MailArchiver (GFI MailArchiver Import Service) per trasferire la posta elettronica su un archivio senza l'intervento dell'utente. Gli agenti salvano su una cartella di destinazione le e-mail esportate; quindi il servizio d'importazione (GFI MailArchiver Import Service) di GFI MailArchiver importa le e-mail estratte in un archivio di GFI MailArchiver.

Configurazione dei criteri di conservazione e classificazione della posta elettronica
Impostare un criterio di conservazione della posta elettronica è cruciale per le piccole e medie imprese (PMI). L'archiviazione della posta elettronica è essenziale per questi criteri, ma conservare le e-mail a tempo indeterminato costa. GFI MailArchiver consente di creare regole per eliminare uno o più messaggi e-mail dopo un determinato periodo, ad esempio tutti quelli inviati dall'ufficio marketing risalenti ad oltre 7 anni prima. Inoltre, è possibile classificare le e-mail aggiungendo un'etichetta che soddisfi una determinata condizione. Per esempio, le e-mail inviate dal CEO potrebbero essere etichettate automaticamente con [CEO].

Ausilio nell'ottemperare al Sarbanes-Oxley Act statunitense (assimilabile al D.P.R. 513/1997 italiano)
Attraverso l'archiviazione di tutte le e-mail aziendali, GFI MailArchiver aiuta le organizzazioni a ottemperare a conformità normative quali il Sarbanes-Oxley Act. Ai sensi del Sarbanes-Oxley Act del 2002 e dei regolamenti della Security and Exchange Commission (SEC, la Consob statunitense), le società di capitali a sottoscrizione pubblica devono dimostrare l'adeguatezza dei loro controlli interni e registri di controllo e la capacità delle loro procedure di fornire dati corretti e certificabili. Le aziende devono conservare tutta la corrispondenza generata, inviata o ricevuta, "relativa ad una verifica o revisione contabile" di una società di capitali a pubblica sottoscrizione per un periodo di sette anni, durante i quali tali registrazioni devono rimanere non cancellabili e non riscrivibili. Sono incluse tutte le registrazioni elettroniche, come le e-mail, in particolare se relative ad argomenti, uffici o soggetti coinvolti nelle procedure di verifica contabile. L'inosservanza di tali normative costituisce un reato, punibile con una pena fino a 10 anni di reclusione.

Ausilio nell'ottemperare ad altre leggi e normative
GFI MailArchiver aiuta inoltre nella conformità alle seguenti leggi e normative: E-Commerce Act 2000, BS7799-2:2002, Enterprise Act 2002, Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 febbraio 1999) e altre.

Conferimento di diritti di visualizzazione ovvero esenzione dall'archiviazione della posta elettronica attribuiti agli utenti
GFI MailArchiver consente di conferire ad un utente diritti di visualizzazione di tutta la posta elettronica di un determinato gruppo di Active Directory; ad esempio, il Direttore commerciale può visualizzare tutte le e-mail inviate o ricevute dal suo team. Se necessario, è anche possibile impostare GFI MailArchiver affinché non archivi le e-mail inviate o ricevute da utenti particolari, ad esempio quelle del reparto informatico.

Raccolta e archiviazione della posta elettronica in una singola località fisica
GFI MailArchiver consente di centralizzare l'archiviazione della posta elettronica in una singola locazione fisica, eseguendo il polling dei messaggi da più locazioni. Ad esempio, un'azienda con uffici negli Stati Uniti, nel Regno Unito e in Australia potrebbe centralizzare l'archiviazione della posta elettronica di tutti gli uffici nella sede statunitense.

Compatibilità con gli ambienti virtuali
Le organizzazioni che si avvalgono o intendono avvalersi della virtualizzazione delle loro reti possono comunque installare e utilizzare una serie di prodotti GFI tranquillamente. GFI MailArchiver è compatibile ed eseguibile sulle più comuni tecnologie di virtualizzazione in uso, in particolare VMware, Microsoft Virtual Server e Microsoft Hyper-V.

Verifica della posta elettronica archiviata per garantire che non sia stata manomessa
GFI MailArchiver prevede funzionalità di controllo con le quali si assicura che le e-mail archiviate non siano state manomesse. Questa funzionalità è particolarmente importante in settori e paesi dove la normativa richiede alle aziende di monitorare l'attività degli utenti e di conservare le registrazioni delle transazioni di tali attività. GFI MailArchiver offre due tipi di verifica:

• Controllo di attività del database, che si avvale delle capacità di rintracciamento di Microsoft SQL Server per registrare tutta l'attività relativa ai database di archivio di GFI MailArchiver.
• Controllo dell'interazione degli utenti, che registra tutte le attività degli utenti mentre usano l'interfaccia web di GFI MailArchiver per navigare negli archivi di posta elettronica.
  

Caratteristiche funzionali per l'utente

GFI MailArchiver con Outlook Connector e accesso fuori linea
Il connettore Outlook di GFI MailArchiver facilita l'accesso degli utenti alle e-mail archiviate dall'interno del proprio client di posta elettronica Outlook, compreso Outlook 2010. A questo scopo, il connettore di Outlook deve "parlare" con il server GFI MailArchiver; cosa succede però quando l'utente è fuori ufficio? La funzione di accesso offline di GFI MailArchiver offre all'utente la possibilità di accedere a un numero di e-mail, contenute nella cache del client, configurabile dall'amministratore e con un valore temporale predefinito di 30 giorni. A differenza dei file PST, difficili da gestire e soggetti a danneggiamenti con conseguente perdita dell'e-mail, la cache creata sul client può essere completamente ricostruita ed è gestita da GFI MailArchiver in maniera automatica

Avanzate capacità di ricerca e-mail e funzione "Ricerche salvate"
La disponibilità di un archivio centrale per la posta elettronica consente agli utenti di eseguire facilmente ricerche nelle e-mail passate e nei relativi allegati (Microsoft Word, Excel, PDF, ZIP e molti altri formati). Una volta definita una ricerca, l'utente può salvarne i criteri per un più facile riferimento in un momento successivo, in modo analogo alle Cartelle di ricerca di Microsoft Outlook. Per esempio, è possibile salvare una ricerca che mostri tutta la corrispondenza elettronica intrattenuta con il cliente X.

Avanzate capacità di ricerca e-mail e funzione "Ricerche salvate"
La disponibilità di un archivio centrale per la posta elettronica consente agli utenti di eseguire facilmente ricerche nelle e-mail passate e nei relativi allegati (Microsoft Word, Excel, PDF, ZIP e molti altri formati). Una volta definita una ricerca, l'utente può salvarne i criteri per un più facile riferimento in un momento successivo, in modo analogo alle Cartelle di ricerca di Microsoft Outlook. Per esempio, è possibile salvare una ricerca che mostri tutta la corrispondenza elettronica intrattenuta con il cliente X.

Funzione One-Click Restore per il ripristino di un'e-mail in una casella di posta mediante un semplice clic
Facendo semplicemente clic su un pulsante, l'utente e/o l'amministratore possono ripristinare un messaggio nella cartella della Posta in arrivo di un utente, nel formato originale. GFI MailArchiver ripristina qualsiasi e-mail archiviata (persino quelle eliminate), che vengono quindi rinviate all'utente sottoforma di allegato.

Altre caratteristiche funzionali:

• Supporto della versione stampabile per la stampa delle e-mail

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