Archiviazione della posta elettronica per le aziende

La posta elettronica costituisce un mezzo fondamentale per comunicare all'interno e all'esterno dell'azienda. La maggior parte dei vostri clienti usa la posta elettronica per negoziare contratti e contratti, trasmettere fatture e informazioni sui pagamenti. Molto spesso i messaggi di posta elettronica sono l'unica registrazione dell'esecuzione di transazioni importanti.

Sfortunatamente molte aziende sottostimano il livello di dettaglio e la portata delle informazioni memorizzate nella loro posta. Secondo Osterman Research, la posta elettronica contiene il 75% circa delle informazioni che le persone usano quotidianamente. La quantità di conoscenza aziendale memorizzata nella posta aziendale è sufficiente per giustificarne la conservazione, ma molte aziende hanno ancora difficoltà ad accettare l'esigenza di una soluzione di archiviazione della posta elettronica per applicazione industriale. Dopo tutto, sostengono, abbiamo sempre dei backup. Non è così semplice.

Perché la vostra azienda dovrebbe archiviare la posta elettronica?

I motivi alla base dell'archiviazione e della gestione della posta elettronica possono variare notevolmente a seconda dell'orientamento aziendale. Di sicuro una società non è in grado di sapere quale percorso dell'e-mail verrà chiamata a produrre per qualsiasi motivo a una data futura. Può essere semplice come una presentazione delle vendite dei prodotti o un elenco dei potenziali clienti o spinoso come una discussione legale che potrebbe costare all'azienda migliaia di euro in spese legali e multe.

Accesso alla posta elettronica datata ed eliminata

Le tradizionali soluzioni di backup che ripristinano i sistemi in caso di interruzione calamitosa non sono di fatto adeguate per trovare i messaggi e-mail datati. Non è semplice accedervi, né cercarli una volta disponibili, né proteggerli contro la manomissione. Una soluzione di archiviazione della posta elettronica consente a dirigenti e dipendenti di cercare e recuperare in pochi minuti la posta datata o eliminata, senza richiedere l'intervento del reparto informatico né compromettere i backup.

Problemi di archiviazione

Il volume della posta generata quotidianamente è un problema per gli amministratori informatici. Poiché i dipendenti inviano e ricevono molti messaggi con grandi allegati, lo spazio di archiviazione sul server di esaurisce rapidamente. Se non è possibile aumentare le quote del server, i messaggi devono essere archiviati in file PST su workstation o su una condivisione di rete, creando ulteriori problemi al reparto informatico. Con una soluzione di archiviazione della posta elettronica, tutta la posta viene archiviata fuori dal server, ma rimane facilmente accessibile. Si evitano così i problemi associati ai file PST.

Salvaguardia legale per la conformità della posta elettronica

La legislazione in molti paesi è stata emendata per includere la posta elettronica, insieme con i dati scritti o stampati, nella normativa sulla conservazione a fini legali. Se da un lato gli uffici legali e le società finanziarie hanno una normativa sulla conformità della posta elettronica molto specifica, la vostra azienda deve tenere in considerazione i propri criteri di conservazione. L'incapacità di produrre un percorso dell'e-mail quando necessario, ad esempio come prova in un processo, potrebbero essere all'origine di multe, sanzioni legati e perdita di credibilità. Con una soluzione di archiviazione della posta elettronica, tutta la posta aziendale viene archiviata in assoluta sicurezza in un ambiente a prova di manomissione e accessibile in pochi minuti, consentendo all'azienda di reperire facilmente preziose informazioni interne, difendersi in un processo o in una vertenza o semplicemente dimostrare l'osservanza della normativa vigente.

Possibilità di gestire o monitorare la posta elettronica dei dipendenti

La maggior parte delle aziende non monitora i messaggi inviati o ricevuti dai dipendenti. Sebbene la posta aziendale debba essere usata esclusivamente per il lavoro, a volte la direzione può trovarsi nella necessità di monitorare la corrispondenza di un dipendente. Con una soluzione di archiviazione della posta elettronica, la direzione può autorizzare i capiufficio a controllare la posta inviata dai dipendenti. Inoltre una soluzione di archiviazione della posta elettronica consente all'azienda di essere immediatamente reattiva qualora sorga l'incresciosa esigenza di eseguire indagini interne.

L'archiviazione della posta elettronica non costituisce più un costo inutile, ma una spesa giustificata per condurre l'attività. Costituisce una polizza assicurativa contro possibili ripercussioni legali o concernenti la conformità. Secondo le aziende che usano una soluzione di archiviazione, i vantaggi superano le loro aspettative in numerosi modi inattesi.

In merito alla conformità che le aziende devono osservare esiste una legislazione molto nutrita, con un crescente numero di disposizioni. Non è nelle finalità di questo documento elencarle tutte in questa sede, ma i seguenti collegamenti forniranno un riepilogo della legislazione in alcuni paesi. Si tratta di disposizioni che stabiliscono, in modo diretto o indiretto, l'esigenza della conservazione della posta; chi ne è interessato e come; e le penali in caso di mancata conformità.

Fare clic qui per scaricare una prova gratuita per 30 giorni

GFI MailArchiver per Exchange: Panoramica | Funzioni | Prezzi | Ordine immediato