Archiviazione della posta elettronica per istituti scolastici statunitensi
La posta elettronica è un enorme deposito di informazioni e i milioni di e-mail inviate e ricevute quotidianamente, spesso di natura riservata, contengono una ricchezza di dati che vanno salvaguardati.
Tale è il valore delle informazioni presenti nelle e-mail che, nel dicembre 2006, la Corte Suprema statunitense ha apportato delle modifiche alle Norme federali di procedura civile (di seguito "FRCP"), ossia alle norme che disciplinano le cause civili federali e le modalità per la scoperta di informazioni e materiale pertinente alle medesime. Si tratta di modifiche importanti: per la prima volta, tutte le informazioni archiviate elettronicamente, comprese le email, sono soggette all'ingiunzione conoscitiva.
Che cosa significa? Vuol dire che agenzie, tribunali e procuratori federali possono richiedere informazioni archiviate elettronicamente che riguardino un contenzioso ordinario o indagini legali. La mancata produzione, totale o parziale, delle informazioni da parte di un'organizzazione, sia essa un'azienda, un ente locale o un istituto didattico, potrebbe comportare sanzioni del tribunale, ammende e perdita di sovvenzioni e/o finanziamenti federali.
A seguito delle modifiche alle FRCP nel 2006, gli istituti didattici devono pensare alle modalità e luoghi in cui archiviare informazioni digitalizzate. Come nel caso di gran parte delle organizzazioni, gli istituti didattici dipendono anche maggiormente dalle tecnologie di comunicazione per le loro attività quotidiane. La posta elettronica è utilizzata per comunicare con gli studenti, tra i membri del personale, verso i membri di vari comitati di vigilanza e agenzie e autorità locali, statali e federali..
Gli istituti scolastici, come pure le aziende e gli enti governativi/pubblici, devono essere preparati a raccogliere e presentare eventuali richieste di informazioni - debitamente autorizzate - entro tempi brevi. Un comune malinteso sull'archiviazione della posta elettronica è che la politica di back-up dell'istituto sia sufficiente ai fini dell'adempimento. Malgrado i salvataggi in back-up siano decisamente importanti, specialmente se si è un amministratore di rete che, per esempio, abbia improvvisamente bisogno di ricostruire un server dopo un guasto dell'hardware, detti back-up diventano purtroppo insufficienti quando si tratta di recupero delle posta elettronica. Considerate una conversazione e-mail risalente a mesi o addirittura anni prima e immaginate il vostro amministratore IT mentre avanza a stento attraverso tutti quei dati di posta elettronica per trovare parti di informazioni pertinenti. Fate quindi il confronto con una soluzione di archiviazione della posta elettronica con cui si possono recuperare interi thread solo con qualche clic.
Ci sono anche altri vantaggi
Accesso ad e-mail vecchie o eliminate
Gli educatori non hanno l'accesso diretto ai back-up; tuttavia, con una soluzione di archiviazione, potrebbero cercare un'e-mail vecchia o eliminata utilizzando un browser di internet oppure direttamente dal client di Outlook.
Problemi di memoria
Dato che gli educatori inviano e ricevono e-mail con allegati sempre più grandi, richiedono sempre più spazio di memoria sul server. Se utilizzano file PST archiviati sui computer locali, gli amministratori hanno il problema di occuparsi di un'unità disco locale non gestito. Livelli di memoria bassi, server di posta elettronica in sofferenza, file PST problematici e un educatore frustrato in attesa del ripristino della sua casella di posta dopo aver premuto per errore il tasto "Elimina" sono tutti segnali che l'archiviazione e-mail sia assolutamente indispensabile per l'istituto.
Facoltà di gestire la posta elettronica di un educatore
Malgrado non si tratti di qualcosa di piacevole a cui pensare, ci potrebbe essere un momento in cui diventa necessario monitorare la comunicazione generata da educatori o amministratori dell'istituto. Tale facoltà è disponibile in una soluzione di archiviazione della posta elettronica.
Un'indagine informale condotta l'anno scorso da eSchool News ha scoperto che l'80% degli amministratori scolastici non era sicuro dei criteri di conservazione della posta elettronica previsti nel loro distretto. Sebbene molti fossero consapevoli delle modifiche alla legge federale, il 90% ha detto che doveva ancora avviare le iniziative necessarie all'osservanza delle normative. Il vostro istituto didattico è pronto?
Forse è ora di considerare seriamente l'archiviazione della posta elettronica. Scaricate GFI MailArchiver™ per vedere da voi i vantaggi che comporta.
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