Archiviazione della posta elettronica per amministratori di rete

La crescita esponenziale della posta elettronica, abbinata alla sua crescente importanza come strumento di comunicazione aziendale, ne fa una risorsa aziendale dal forte impatto. Mentre la Conformità della posta elettronica rientra nelle responsabilità del personale dirigente e dell'ufficio legale, il personale informatico e gli amministratori di rete devono decidere come gestire e archiviare un volume di dati in continua crescita.

Secondo Osterman Research, tre aziende su cinque considerano come una grossa preoccupazione la crescita della memoria della posta elettronica. Un terabyte di dati odierno diventerà pari a 2,5 terabyte tra soli 3 anni. Si tratta di un'enorme quantità di dati fa gestire. Gli amministratori di rete comprendono che senza una buona soluzione di archiviazione e gestione della posta elettronica rischiano di avere problemi a livello di Exchange Server, difficoltà a recuperare le e-mail dai salvataggi in backup e sempre più lamentele dagli utenti le cui e-mail, salvate come file PST, sono andate perse o non sono più accessibili.

L'archiviazione della posta elettronica risolve questi problemi.

Risoluzione del problema dell'archivio, eliminazione delle quote di casella di posta

Le quote della casella di posta rappresentano un problema quotidiano per gli amministratori. Necessarie per impedire l'esaurimento dello spazio sul server di posta, le quote obbligano i dipendenti ad eliminare e-mail per risparmiare spazio. I dipendenti sono restii ad eliminare e-mail potenzialmente utili e richiedono più spazio di archiviazione. Si tratta di una fonte costante di tensione. Con una soluzione di archiviazione della posta elettronica, invece, la società risparmia spazio su disco e offre ai dipendenti l'accesso a tutte le loro vecchie e-mail con soli pochi clic del mouse. Una soluzione di archiviazione mette fine ai messaggi "Casella di posta piena" e alla lotta costante alla ricerca di spazio su disco per la posta elettronica.

Recupero di posta datata ed eliminata

Esaminare i backup per cercare e-mail vecchie ed eliminate senza una soluzione di archiviazione può essere un incubo. L'amministratore di rete spreca tempo prezioso setacciando enormi quantità di vecchi dati alla ricerca di e-mail che nessuno è in grado di specificare per certo se siano state inviate o ricevute.

Grazie all'archiviazione della posta elettronica, gli amministratori possono concedere a un dipendente l'accesso a tutte le e-mail vecchie ed eliminate, ricorrendo a un browser oppure al suo client Outlook. Il dipendente potrà cercare specifiche conversazioni e ripristinare le e-mail con pochi clic, senza l'intervento dell'amministratore.

Perdita di e-mail quando si raggiunge il massimo periodo di conservazione dei dati

Per risparmiare spazio di archiviazione, gli amministratori configurano criteri di conservazione delle e-mail sul server di posta elettronica. Quando viene raggiunto il limite stabilito dal criterio, le vecchie e-mail vengono eliminate. Senza una prima archiviazione, potrebbero andare perse e-mail importanti. I dipendenti, i quali pensano che le loro e-mail siano archiviate al sicuro nella loro cartella della Posta in arrivo, sono comprensibilmente irritati quando scoprono che in realtà esse sono state eliminate quando è scaduto il periodo di conservazione. Anche se è possibile recuperare i messaggi dai backup, questa operazione è dispendiosa in termini di tempo e richiede una conoscenza precisa per poter localizzare una determinata conversazione. Con l'archiviazione della posta elettronica si ottimizza il processo di recupero delle vecchie e-mail e tale operazione può essere eseguita dai dipendenti dai loro computer desktop oppure via web, senza l'intervento dell'amministratore.

Fastidi della gestione dei file PST

Per evitare il problema delle e-mail eliminate, molti utenti salvano la loro posta su file PST memorizzati sul loro computer a livello locale oppure su una condivisione di rete. Si tratta di un approccio problematico. Se sono memorizzati a livello locale, i file PST potrebbero non essere salvati in backup regolarmente. Se successivamente vengono danneggiati o eliminati, allora l'e-mail è persa. Per esempio, in caso di un problema del sistema operativo per cui è necessario riformattare l'hard disk, i file PST potrebbero essere eliminati nel corso di tale procedura, specialmente se, nel momento di crisi, nessuno si ricorda della possibile presenza di file PST. D'altro canto, se i file PST sono memorizzati sulla condivisione di rete, gli amministratori devono di nuovo affrontare la battaglia dei requisiti di memoria, oltre all'esigenza di aumentare il numero di backup e i costi fissi della gestione tutti quei file PST.

Con una soluzione di archiviazione della posta elettronica installata, questi problemi vengono semplicemente meno.

La soluzione

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