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Certificazione GDPdU

La posta elettronica è un componente fondamentale dell'attività commerciale, considerato che  intere transazioni vengono condotte mediante scambi epistolari elettronici. Spesso i messaggi elettronici fungono da lettere commerciali e sono importanti anche ai fini fiscali; pertanto vengono imposti via via requisiti specifici relativi all'evasione e alla conservazione della corrispondenza elettronica aziendale.

Il codice tributario tedesco definisce i requisiti per la posta di pertinenza fiscale.Ai sensi del codice tributario, la corrispondenza a carattere fiscale deve essere conservata per un periodo compreso tra i 6 e i 10 anni.Inoltre, da anni è in vigore in Germania un dettagliato requisito normativo prescritto per legge sull'accesso ai dati da parte dell'autorità fiscale tedesca, denominato GDPdU (“Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen”, Principi generali in materia di accesso ai dati e verificabilità dei documenti digitali).In base a questa norma, tutta la posta elettronica con contenuto di pertinenza fiscale deve essere conservata elettronicamente per la durata del periodo di conservazione prescritto dalla legge e resa disponibile su richiesta delle autorità fiscali.

Di conseguenza, le aziende devono soddisfare specifici requisiti relativi alla natura, al formato e alla capacità di elaborazione della posta conservata in formato elettronico.L'archiviazione arbitraria della posta nelle caselle postali dei singoli dipendenti o una stampa della posta a carattere fiscale non sono sufficienti.Le aziende che non hanno adattato la loro contabilità finanziaria ai nuovi requisiti normativi del GDPdU possono essere soggette a importanti sanzioni nel loro prossimo controllo fiscale.In alcuni casi rari, delle violazioni gravi possono causare una diversa stima della base imponibile nonché il pagamento di penali e una multa per interessi di mora che può raggiungere EUR 250.000.

I sistemi di archiviazione elettronica offrono una soluzione di conformità ai rigorosi requisiti della normativa sulla conservazione della posta.Naturalmente una soluzione tecnica da sola non garantisce la conformità:La conformità ai requisiti di conservazione può essere raggiunta solo mediante una soluzione tecnica valida integrata da procedure e processi coordinati.

Una valida soluzione tecnica è GFI Archiver per Exchange™, un software di archiviazione della posta elettronica verificato, testato e usato da migliaia di clienti.GFI Archiver ha recentemente ottenuto la certificazione GDPdU da PRW, uno studio legale specializzato nell'informatica, con sede a Monaco di Baviera, in Germania, ed è altresì certificato per l'uso con SQL Express e NTFS come archivio.Si tratta di un'ottima notizia per le piccole e medie imprese, per le quali SQL Server potrebbe risultare troppo oneroso o inutile per le loro esigenze di archiviazione della posta.GFI Archiver è economico e facilmente configurabile grazie al suo supporto di SQL Express e alla sua funzione automatica di creazione dei database.