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Preparate la vostra azienda all'eDiscovery e alla conformità della posta elettronica

La posta elettronica è diventata lo standard per la comunicazione aziendale interna ed esterna. La vostra posta aziendale contiene informazioni importanti, e a volte riservate, che è necessario archiviare.

Esistono numerosi motivi per realizzare una politica di conformità della posta elettronica per la vostra piccola o media impresa. Spesso la posta elettronica è l'unica forma di comunicazione scritta esistente tra azienda e fornitori, partner, clienti attuali e potenziali. È essenziale che una copia di questa corrispondenza venga conservata, per garantire che l'azienda rispetti gli adempimenti previsti nelle normative sulla conformità della posta elettronica e sia in grado di rispondere con un breve preavviso ad azioni legali, quali le richieste di presentazione dei documenti (eDiscovery).

Ovviamente la posta elettronica è il pilastro delle conversazioni interne tra colleghi. Può essere pertanto necessario fare riferimento a vecchie comunicazioni o monitorare le conversazioni elettroniche esistenti.

Motivi a sostegno dell'archiviazione della posta elettronica aziendale

Le normative esistenti, come la legge Sarbanes-Oxley (assimilabile al D.P.R. 513/1997 italiano), quella sulla trasferibilità e gli obblighi di rendicontazione in materia di copertura assicurativa (HIPAA) e le norme federali di procedura civile (FRCP), considerano la posta elettronica alla stessa stregua dei documenti cartacei in termini di validità e ammissibilità in sede giudiziaria. Tale documentazione spesso è richiesta da legali o tribunali sotto forma di richieste di eDiscovery. L'eDiscovery è il processo di reperimento, protezione e uso della documentazione degli archivi di un'azienda in un contesto legale. Di conseguenza, la capacità di trovare facilmente un messaggio specifico, sapendo per certo che non è stato manomesso, è diventata cruciale. Le aziende devono perciò investire in un archivio della posta elettronica facilmente gestibile. L'inosservanza di tali normative e conformità legali può comportare multe onerose, la perdita di cause giudiziarie e danni all'immagine aziendale.

La vostra azienda deve applicare una politica di conformità della posta elettronica che faccia particolare attenzione all'archiviazione. Ed è facile ottenere questo scopo. Per prima cosa è necessario redigere un'adeguata politica che rispetti le esigenze delle vostra azienda e le normative interessate, e quindi acquistare un prodotto che applichi automaticamente tale politica.

Il modo migliore per effettuare l'archiviazione della posta elettronica

Gli archivi di posta elettronica dovrebbero avere il loro server localizzato, appositamente dedicato a questa attività. Archiviare la posta elettronica in un database distinto, anziché usare lo spazio del disco locale o consumare spazio sul server di posta, garantisce:

  • una migliore protezione contro la manomissione
  • una manutenzione più semplice
  • una maggior protezione in caso di guasto al server
  • un minor carico sul server, e quindi un servizio di posta più rapido

Usate il server di posta per filtrare le e-mail, non intasatelo con l'archiviazione, rischiando sovraccarichi che aumentano la probabilità di ritardi e arresti del sistema.

Inoltre, backup separati di entrambi i server garantiscono un ambiente più sicuro e riducono al minimo il rischio di perdere tutti i dati qualora un backup non riesca. L'archiviazione delle e-mail in un server separato vi permette di recuperare le comunicazioni a partire da un momento preciso e di cominciare a lavorare da quel punto. Il recupero dei messaggi fino a tale punto sarà semplice e rapido, semplificando agli amministratori IT la ripresa del lavoro.

Un server e-mail dedicato e un server di archiviazione separato offrono una manutenzione più semplice degli apparecchi hardware, una protezione più marcata e una ripartizione delle risorse migliore.

Archiviazione della posta elettronica a fini di conformità

Un sistema con una capacità di controllo integrata (per es. la registrazione e la conservazione del database e dell'attività degli utenti) o altri metodi di protezione integrata (ad es. la crittografia), contribuiranno enormemente a prevenire la manomissione della posta elettronica. Questa funzionalità è particolarmente importante in settori e paesi dove le normative richiedono alle aziende di monitorare l'attività degli utenti e di conservare le registrazioni delle operazioni di tali attività. In qualsiasi ambiente è importante disporre di un archivio della posta elettronica conforme che sia facilmente ricercabile, al fine di recuperare rapidamente un'e-mail su richiesta.

Un archivio di posta la cui amministrazione risulti complessa si potrà rapidamente trasformare in un problema anziché in una soluzione. I sistemi di archiviazione della posta elettronica devono essere facili da controllare a fini di conformità. I file di registro e i contatori devono essere conservati come prova di tutte le azioni adottate per rispettare e mantenere la conformità dell'archiviazione delle e-mail. I registri devono provare che è stata acquisita tutta la posta elettronica e che tutte le e-mail (inclusi gli allegati) possono essere cercati, trovati e visualizzati nel loro formato originale.

È altresì importante informare gli utenti che la loro posta viene registrata e archiviata. L'archiviazione della posta elettronica sta diventando una pratica standard nell'attuale mondo aziendale. L'applicazione di una valida politica di conformità della posta elettronica può ridurre la perdita di tempo, i costi e le risorse aziendali in caso di richieste di eDiscovery. Il sistema adatto garantirà alla vostra azienda la capacità di risposta e la conformità a tutte la normative in materia di posta elettronica.

GFI Archiver® assicura che la vostra azienda è pronta ad agire ove necessario.