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Archiviazione per aziende

La posta elettronica costituisce un mezzo fondamentale per comunicare all'interno e all'esterno dell'azienda. La maggior parte dei vostri clienti utilizza la posta elettronica per negoziare contratti e accordi e per scambiarsi fatture e informazioni di pagamento. I messaggi e-mail molto spesso rappresentano gli unici documenti che comprovano operazioni importanti.

Purtroppo, molte organizzazioni sottovalutano la profondità e portata delle informazioni conservate nella loro posta elettronica. Secondo Osterman Research, la posta elettronica contiene quasi il 75% delle informazioni che le persone utilizzano quotidianamente. La quantità di conoscenza aziendale memorizzata nella posta elettronica aziendale è sufficiente per giustificarne la conservazione, ma molte organizzazioni hanno ancora difficoltà ad accettare l'esigenza di una soluzione di archiviazione della posta elettronica per applicazione industriale. Dopo tutto, sostengono, abbiamo sempre dei backup.

Non è così semplice.

Perché la vostra azienda dovrebbe archiviare la posta elettronica?

I motivi alla base dell'archiviazione e della gestione della posta elettronica possono variare notevolmente a seconda dell'orientamento aziendale. Una cosa è tuttavia certa: un'azienda non sa mai veramente se e quando insorgerà l'esigenza di recuperare una vecchia conversazione di posta elettronica. Può essere semplice come una presentazione delle vendite dei prodotti o un elenco dei potenziali clienti. Potrebbe invece trattarsi di un complicato problema legale che potrebbe costare all'azienda considerevoli spese legali e multe.

Accesso a tutte le e-mail vecchie ed eliminate

Le tradizionali soluzioni di backup che ripristinano i sistemi in caso di interruzioni di servizio disastrose non sono di fatto adeguate per trovare i messaggi e-mail del passato. Non è semplice accedervi, né cercarli una volta disponibili, né proteggerli da manomissioni. Grazie a una soluzione di archiviazione della posta elettronica di qualità, il personale dirigente e i dipendenti possono cercare facilmente e-mail vecchie o eliminate e recuperarle in pochi minuti, senza interventi da parte dell'amministratore IT e senza mettere a rischio i vostri backup.

Problemi di memoria

Il volume della posta generata quotidianamente è un problema per gli amministratori informatici. Poiché i dipendenti inviano e ricevono un numero maggiore di e-mail con grossi allegati, lo spazio di memoria sul server comincia ad esaurirsi. Se non è possibile aumentare le quote del server, le e-mail devono essere archiviate in file PST su workstation o su una condivisione di rete, creando ulteriori problemi al reparto informatico. Con una soluzione di archiviazione della posta elettronica, tutte le e-mail sono archiviate fuori dal server, ma rimangono facilmente accessibili. Si evitano così i fastidi associati ai file PST.

Tutela legale per la conformità della posta elettronica

La legislazione in molti paesi è stata modificata per includere la posta elettronica, insieme ai dati scritti o stampati, nelle normative di conservazione a fini legali. Se da un lato gli uffici legali e le società finanziarie sono soggetti a normative molto specifiche in materia di conformità della posta elettronica, la vostra azienda deve prendere in considerazione la propria politica di conservazione. L'incapacità di produrre il percorso di un'e-mail in caso di necessità (ad esempio come prova in un processo), potrebbero essere all'origine di multe, sanzioni giudiziarie e perdita di credibilità. Con una soluzione di archiviazione della posta elettronica, tutte le e-mail aziendali sono archiviate in assoluta sicurezza in un ambiente a prova di manomissione e accessibile in pochi minuti, consentendo alla vostra azienda di reperire facilmente preziose informazioni interne, difendersi in tribunale o semplicemente dimostrare l'osservanza della normativa vigente.

Facoltà di gestire o monitorare la posta elettronica dei dipendenti

La maggior parte delle aziende non monitora le e-mail inviate o ricevute dai dipendenti. Sebbene la posta aziendale debba essere usata esclusivamente per il lavoro, a volte il personale dirigente può trovarsi nella necessità di monitorare la corrispondenza elettronica dei dipendenti. Con una soluzione di archiviazione della posta elettronica, i dirigenti possono autorizzare i capiufficio a controllare le e-mail inviate da singoli soggetti. Una soluzione di archiviazione della posta elettronica consente alla vostra azienda di essere preparata qualora sorga l'incresciosa esigenza di eseguire indagini interne.

Non più un lusso

L'archiviazione della posta elettronica non è più un lusso. È una spesa giustificata per poter svolgere l'attività aziendale. È una polizza assicurativa contro possibili ripercussioni legali o relative alla conformità. Secondo le aziende che usano una soluzione di archiviazione, i vantaggi superano le loro aspettative in molti modi.

In materia di conformità, esiste una legislazione molto nutrita e un numero crescente di normative che riguardano innumerevoli aziende. I seguenti collegamenti forniscono una sintesi delle legislazioni in vigore in alcuni paesi. Si tratta di normative che stabiliscono, in modo diretto o indiretto, quanto segue:

  • l'esigenza della conservazione della posta;
  • chi ne è interessato e come
  • e le penali in caso di mancata conformità
Austria Paesi Bassi
Belgio Polonia
Repubblica Ceca Spagna
Danimarca Svezia
Francia Svizzera
Germania Regno Unito
Italia Stati Uniti