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Archiviazione e-mail per amministratori di rete

La crescita esponenziale della posta elettronica, abbinata alla sua crescente importanza come strumento di comunicazione aziendale, ne fa una risorsa aziendale dal forte impatto. Sebbene la conformità della posta elettronica rientra nelle responsabilità del personale dirigente e dell'ufficio legale, il personale informatico e gli amministratori di rete devono decidere come gestire e archiviare un volume di dati in continua crescita.

Secondo Osterman Research, tre aziende su cinque considerano come una grossa preoccupazione la crescita del fabbisogno di memoria della posta elettronica. Un terabyte di dati odierno diventerà 2,5 terabyte tra soli 3 anni. Si tratta di un'enorme quantità di dati da gestire. Gli amministratori di rete sanno che senza una buona soluzione di archiviazione e gestione della posta elettronica rischiano di avere:

  • problemi di memoria a livello di Exchange Server
  • difficoltà a recuperare le e-mail dai salvataggi in backup
  • sempre più lamentele dagli utenti le cui e-mail, salvate come file PST, sono andate perse o non sono più accessibili

L'archiviazione della posta elettronica risolve questi problemi.

Eliminazione delle quote di casella di posta

Le quote della casella di posta rappresentano un problema quotidiano per gli amministratori. Necessarie per impedire l'esaurimento dello spazio sul server di posta, le quote richiedono però ai dipendenti di eliminare e-mail per salvare spazio nelle loro caselle di posta. I dipendenti sono restii ad eliminare e-mail potenzialmente utili e spesso richiedono più spazio di memoria. Si tratta di una fonte costante di tensione.

Una soluzione di archiviazione della posta elettronica che memorizza una sola copia di tutte le e-mail aziendali su un server separato, fa risparmiare spazio su disco alla vostra azienda e offre ai dipendenti l'accesso a tutte le loro vecchie e-mail con soli pochi clic del mouse. Una soluzione di archiviazione può mettere fine ai messaggi "Casella di posta piena" e alla lotta costante necessaria per dedicare, alla posta elettronica, uno spazio su disco adeguato.

Recupero di e-mail vecchie ed eliminate

Esaminare i backup per cercare e-mail vecchie ed eliminate senza una soluzione di archiviazione può essere un incubo. Il vostro amministratore di rete spreca tempo prezioso setacciando enormi quantità di vecchi dati alla ricerca di e-mail, spesso non sapendo affatto quando siano state inviate o ricevute.

Con una soluzione di archiviazione della posta elettronica, gli amministratori possono concedere ai dipendenti l'accesso a tutte le e-mail vecchie ed eliminate, ricorrendo a un browser di web, al suo client di Outlook® o a qualsiasi dispositivo abilitato a IMAP. Potranno cercare, facilmente e rapidamente, conversazioni o allegati specifici e ripristinare le relative e-mail senza l'intervento dell'amministratore IT.

Perdita di e-mail quando si raggiunge il massimo periodo di conservazione dei dati

Per risparmiare spazio di memoria, gli amministratori informatici configurano criteri di conservazione delle e-mail sul server di posta elettronica. Quando viene raggiunto il limite stabilito dal criterio, le vecchie e-mail vengono eliminate. Se manca una soluzione di archiviazione, si possono perdere e-mail potenzialmente importanti. I dipendenti che pensavano che le loro e-mail fossero archiviate al sicuro nella loro cartella della Posta in arrivo, sono comprensibilmente irritati quando scoprono che esse sono state eliminate quando è stato raggiunto il limite previsto dalla politica di conservazione. Anche se è possibile recuperare i messaggi dai backup, questa operazione è dispendiosa in termini di tempo e richiede una conoscenza precisa per poter localizzare una determinata conversazione. Con l'archiviazione della posta elettronica, il processo di recupero delle vecchie e-mail è facile. Infatti, i dipendenti possono farlo da soli, in o fuori ufficio.

Fastidi della gestione dei file PST

Per evitare il problema delle e-mail eliminate, molti utenti salvano la loro posta su file PST memorizzati sul loro computer a livello locale oppure su una condivisione di rete. Si tratta di un approccio problematico. Se sono memorizzati a livello locale, i file PST potrebbero non essere salvati in backup regolarmente. Se successivamente vengono danneggiati o eliminati, allora l'e-mail è persa. Per esempio, in caso di un problema del sistema operativo per cui è necessario riformattare l'hard disk, i file PST potrebbero essere eliminati nel corso di tale procedura, specialmente se, nel momento di crisi, nessuno si ricorda della possibile presenza di file PST. D'altro canto, se i file PST sono memorizzati sulla condivisione di rete, gli amministratori informatici devono di nuovo far fronte al problema del fabbisogno di memoria, all'esigenza di aumentare il numero di backup e ai costi fissi della gestione di tutti quei file PST.
Con una soluzione di archiviazione della posta elettronica installata, questi problemi vengono semplicemente meno.

La soluzione

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