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Archiviazione della posta elettronica per istituti didattici statunitensi

La posta elettronica è un enorme deposito di informazioni. I milioni di e-mail inviate e ricevute quotidianamente, spesso di natura riservata, contengono una ricchezza di dati che vanno salvaguardati.

Tale è il valore delle informazioni presenti nelle e-mail che, nel dicembre 2006, la Corte Suprema statunitense ha apportato delle modifiche alle Norme federali di procedura civile (di seguito "FRCP"). Tali norme disciplinano le cause civili federali e le modalità per la scoperta di informazioni e materiale pertinente alle medesime. Si tratta di modifiche importanti: per la prima volta, tutte le informazioni archiviate elettronicamente, comprese le e-mail, sono soggette all'ingiunzione conoscitiva,

vale a dire che agenzie, tribunali e procuratori federali possono richiedere informazioni archiviate elettronicamente che riguardino un contenzioso ordinario o indagini legali. La mancata produzione, totale o parziale, delle informazioni da parte di un'organizzazione, sia essa un'azienda, un ente locale o un istituto didattico, potrebbe comportare sanzioni giudiziarie, ammende e perdita di sovvenzioni e/o finanziamenti federali.

A seguito delle modifiche alle FRCP nel 2006, gli istituti didattici devono pensare alle modalità e luoghi in cui archiviare informazioni digitalizzate. Come nel caso di gran parte delle organizzazioni, gli istituti didattici dipendono sempre più dalle tecnologie di comunicazione per le loro attività quotidiane. La posta elettronica è utilizzata per comunicare con studenti, colleghi, membri di comitati e agenzie e autorità locali, statali e federali.

Gli istituti didattici, come pure le aziende e gli enti governativi/pubblici, devono essere preparati a raccogliere e presentare eventuali richieste di informazioni - debitamente autorizzate - entro tempi brevi. Un comune malinteso sull'archiviazione della posta elettronica è che la politica di backup dell'istituto sia sufficiente ai fini dell'adempimento. Malgrado i salvataggi in backup siano decisamente importanti, specialmente se si è un amministratore di rete che, per esempio, abbia improvvisamente bisogno di ricostruire un server dopo un guasto dell'hardware, detti backup diventano purtroppo insufficienti quando si tratta di recuperare la posta elettronica. Considerate una conversazione e-mail risalente a mesi o addirittura anni prima. E immaginate il vostro amministratore IT mentre avanza a stento attraverso tutti quei dati di posta elettronica per trovare parti di informazioni pertinenti.

Una soluzione di archiviazione della posta elettronica permette di recuperare interi thread solo con qualche clic.

Vantaggi di una soluzione di archiviazione della posta elettronica negli istituti didattici

1. Protezione da cause legali

Il ritrovamento di un'e-mail perduta o eliminata potrebbe essere sufficiente a chiudere una lamentela da parte di un genitore o di uno studente. Con una soluzione di archiviazione, gli educatori potrebbero cercare immediatamente e-mail vecchie o eliminate utilizzando un browser di internet oppure direttamente dal client di Outlook®.

2. Aiuto in termini di conformità a normative e di eDiscovery

La vostra cronologia di posta elettronica completa può essere archiviata in modo sicuro e a livello centrale, ai fini di un accesso e di un ripristino facili e veloci, qualora necessario per motivi legali. Le norme di conservazione relative all'E-discovery e le funzioni di audit trail impediscono alle e-mail di essere eliminate o modificate.

3. Risparmio sui costi di archiviazione della posta elettronica

Come nel caso di qualsiasi organizzazione, operare nel rispetto di un certo budget rappresenta una priorità essenziale per scuole, distretti scolastici, comitati e agenzie didattiche. Eppure, dato che gli educatori inviano e ricevono un numero maggiore di e-mail con grossi allegati, hanno bisogno di maggiore spazio di memoria sul server. Con una soluzione di archiviazione della posta elettronica che memorizza una sola copia di tutte le e-mail e relativi allegati in un archivio centrale separato,gli amministratori informatici possono ridurre la quantità di spazio di memoria necessaria.

4. Protezione di personale e studenti da abusi o bullismo

Potrebbe diventare necessario monitorare la comunicazione generata da educatori, studenti o amministratori per motivi legali o di gestione del personale. Con una soluzione di archiviazione della posta elettronica, potete monitorare e creare rapporti su e-mail dal contenuto ad alto rischio, ad esempio messaggi offensivi o inopportuni.

Un'indagine informale condotta l'anno scorso da eSchool News ha scoperto che l'80% degli amministratori scolastici non era sicuro delle politiche di conservazione della posta elettronica previste nel loro distretto. Sebbene molti fossero consapevoli delle modifiche alla legge federale, il 90% ha detto che doveva ancora avviare le iniziative necessarie all'osservanza delle normative.

È ora di prendere seriamente in considerazione l'opportunità di acquisire una soluzione di archiviazione della posta elettronica. Scaricate GFI Archiver®. Vedere voi stessi i vantaggi che offre.

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