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Estrarre informazioni aziendali dal vostro archivio di posta elettronica.

MailInsights è lo strumento per creare i rapporti dell'archivio e-mail che cercavate. I rapporti di MailInsights, componente essenziale di GFI Archiver™, la pluripremiata soluzione di gestione della posta elettronica per le aziende, possono aiutarvi a identificare potenziali violazioni di sicurezza, rischi legali e problemi di produttività, mediante l'estrazione di dati fondamentali dal vostro archivio di posta elettronica. I rapporti possono essere rilasciati su richiesta o pianificati e inviati regolarmente alla vostra casella della Posta in arrivo.


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Protezione dei dati aziendali sensibili.

Ridurre l'esposizione ad azioni legali.

Avete timore che le persone condividano informazioni personali e aziendali sensibili via e-mail? Il Rapporto sul rilevamento della fuga di dati vi aiuta a identificare e-mail contenenti informazioni sensibili, compresi i codici fiscali/numeri di previdenza sociale, numeri di carte di credito e altre informazioni sensibili che potrebbero mettere la vostra azienda a rischio legale o finanziario.

Esempio di rapporto scaricabile (PDF, 476 kb)
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Modelli di messaggistica.

MailInsights li identifica.

Avete timore che i dipendenti parlino illecitamente con la concorrenza? Il Rapporto sul flusso di comunicazioni vi mostra i soggetti con cui i vostri dipendenti o gruppi di dipendenti comunicano regolarmente. Queste informazioni possono aiutare il personale dirigente a identificare gli utenti più produttivi e vi illustrano le reti di comunicazione così come sono create all'interno dell'azienda. In questo modo, se un dipendente lascia l'azienda in modo improvviso, il soggetto che lo sostituisce può riprendere dal punto in cui era arrivato l'ex dipendente.

Esempio di rapporto scaricabile (PDF, 893 kb)
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La velocità sbalordisce.

Sapere su chi poter contare.

Alcuni dipendenti se ne rendono conto. Altri invece possono perdere opportunità oppure danneggiare la vostra immagine aziendale duramente acquisita non rispondendo tempestivamente alle e-mail.Il

Rapporto sulla tempestività di risposta alle e-mail di MailInsights vi aiuterà a individuare i soggetti più rapidi e più lenti a rispondere all'interno di un gruppo e, contemporaneamente, calcolerà il tasso medio di risposta.

Esempio di rapporto scaricabile (PDF, 476 kb)
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La posta elettronica aziendale è uno strumento.

Assicuratevi che sia utilizzato in modo produttivo.

Come ogni altro strumento aziendale, la posta elettronica dovrebbe essere utilizzata in prevalenza a fini lavorativi. E sebbene i vostri dipendenti sembrino fare esattamente così, ossia lavorare sodo alla loro tastiera, lo fanno davvero? Il Rapporto sull'utilizzo della posta via web vi mostra la percentuale di e-mail inviate da un dato dipendente a provider gratuiti di posta elettronica basati su web, come Gmail, Hotmail e Yahoo! Mail.

Esempio di rapporto scaricabile (PDF, 152 kb)
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Riduzione dei costi di archiviazione della posta elettronica.

Archiviare solo l'essenziale.

Malgrado il costo dell'archiviazione stia diminuendo, stanno invece aumentando le dimensioni medie dei file inviati via e-mail. GFI Archiver offre criteri di conservazione basati sul tipo e sulle dimensioni dei file e il Rapporto sull'archivio di posta elettronica presente in MailInsights vi mostra cosa è stato conservato nell'archivio e da chi. Utilizzate questo rapporto per avvisare gli utenti, creare opportune politiche di conservazione e tornare in controllo dei vostri costi di archiviazione.

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Prevenzione di violazioni della sicurezza.

Scoprire account e-mail inattivi.

Gli account di posta elettronica inattivi costituiscono una minaccia per la sicurezza del vostro sistema in quanto ciascuno di loro offre un inutile punto di accesso alla vostra rete. Inoltre, le caselle di Posta in arrivo inutilizzate occupano una notevole quantità di spazio di memoria che potrebbe essere assegnato ad utenti attivi. Il Rapporto sugli account inattivi mette in evidenza tali account, permettendovi di adottare provvedimenti correttivi immediati.

Esempio di rapporto scaricabile (PDF, 69,9 kb)
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Operazione "e-mail pulite".

Le parole espresse dai vostri dipendenti sono importanti.

E-mail contenenti termini inopportuni possono comportare per la vostra azienda possibili azioni legali per molestie. Dalle parole utilizzate nelle sue e-mail, si può capire molto di un utente e delle sue abitudini; ecco perché il Rapporto sulle parole inopportune presente in MailInsights vi aiuterà a tener traccia dei trasgressori e a gestirli.

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Individuazione e blocco degli "spammer" interni.

Si riceve già fin troppa posta indesiderata.

Alcune persone sentono la necessità di comunicare regolarmente messaggi a un vasto pubblico di destinatari, mentre altre mettono in copia conforme molti colleghi, anche se questi non sono direttamente coinvolti/interessati. Queste e-mail in più rappresentano un grosso spreco di tempo e influiscono negativamente sulla produttività delle persone che le ricevono. Il Rapporto sugli spammer interni vi aiuterà a identificare potenziali perditempo e a proteggere le vostre risorse.

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Individuazione dell'attività post-orario d'ufficio.

Individuare trend sospetti mentre accadono.

Il Rapporto "Fuori orario d'ufficio" è uno strumento utile per aiutarvi a rintracciare e trovare picchi di attività al di fuori dell'orario d'ufficio, così da poter indagare e risolvere, prima che sia troppo tardi, problemi come la fuga di dati o attività illecite.

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Livello di soddisfazione dei vostri dipendenti

Chi sta cercando un altro lavoro?

Il Rapporto sulla ricerca di lavoro è uno strumento utile per valutare l'umore della vostra forza lavoro. Può mostrarvi chi sta inviando e-mail ad agenzie di collocamento e ricevendo avvisi da siti web per la ricerca di lavoro, così da poter risolvere direttamente eventuali problemi coi dipendenti prima che sia troppo tardi.

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Da dove arrivano tutte queste e-mail?

Assumere il controllo del vostro flusso di posta elettronica.

Chi invia e riceve il maggior numero di e-mail? Da dove arriva? Che si tratti di spammer interni o di clienti esterni, il rapporto sul traffico utenti permette alle aziende di determinare il numero di e-mail inviate o ricevute, dall'interno o dall'esterno dell'azienda stessa. Il rapporto fornisce alle aziende una conoscenza più approfondita del loro flusso di posta elettronica e aiuta i dirigenti a prendere decisioni e identificare problemi, sulla base di dati e tendenze di posta elettronica effettivi.

Esempio di rapporto scaricabile (PDF, 219 kb)
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Di cosa parlano tutti?

Creare rapporti basati sul contenuto dell'e-mail.

Grazie alla posta elettronica, potete sapere cosa pensano i vostri dipendenti. Potete valutare le opinioni e analizzare il contenuto ricorrendo a parole o frasi chiave definite a livello di utente. Grazie al Rapporto sulla ricerca di frasi, potete trovare e analizzare e-mail su un particolare argomento o relative a un determinato progetto.

Esempio di rapporto scaricabile (PDF, 2,14 mb)
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L'argomento e-mail recente più discusso

Qual è l'umore odierno nella vostra azienda?

Il Rapporto sugli argomenti delle e-mail identifica le parole chiave principali usate con maggiore frequenza e misura gli umori positivi o negativi presenti nelle e-mail in tutta l'organizzazione, offrendo ai dirigenti informazioni preziose su ciò che fa orientare l'utilizzo di posta elettronica di dipendenti e clienti.

Esempio di rapporto scaricabile (PDF, 283 kb)
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Valutazione delle prestazioni dei dipendenti

Capire le abitudini lavorative dei dipendenti in base al loro modo di usare la posta elettronica

Il Rapporto sugli indicatori di prestazione della posta elettronica offre ai dirigenti la capacità di valutare le prestazioni lavorative attraverso una migliore comprensione del modo di usare la posta elettronica aziendale da parte dei dipendenti. Questo rapporto classifica i dipendenti in base a chi usa la posta elettronica più spesso, risponde alle e-mail più velocemente e comunica con il maggior numero di destinatari.

Esempio di rapporto scaricabile (PDF, 117 kb)
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Tenere traccia delle e-mail di grosse dimensioni

Rilevare e gestire il numero di grossi file inviati via e-mail

Il Rapporto sulle e-mail di grosse dimensioni permette agli amministratori di rilevare e gestire il numero di grossi file inviati via e-mail. Il rapporto può essere utile ai fini dell'individuazione degli utenti che fanno pressione sulla vostra infrastruttura di posta elettronica e dei tipi di file inviati da tali utenti.

Esempio di rapporto scaricabile (PDF, 136 kb)
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Archiviate e-mail, file e calendari a fini di produttività, migliore gestione e attenuazione del rischio legale conseguendo la conformità normativa.

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